Bien mettre en œuvre l'enregistrement de la durée du travail

Afin que la loi sur le travail soit elle aussi modernisée, employeurs et travailleurs pourraient exiger d'autres modifications – dont certaines sont déjà traitées au Parlement.

Dispositions actuelles de la loi sur le travail

La protection de la santé des travailleurs est au cœur de la loi sur le travail. C'est aussi dans cette perspective qu’il faut considérer la réglementation de la durée du travail. La loi sur le travail ne s'applique toutefois pas à toutes les entreprises. «La loi sur le travail s’applique dans son intégralité à environ 240’000 entreprises et 2,6 millions de travailleurs. Certaines catégories d’entreprises sont cependant exclues du champ d’application de la loi, telles les entreprises de transport public, les entreprises agricoles, et les ménages privés (à l’exception pour ces deux dernières catégories des dispositions sur l’âge minimum de protection). Pour les administrations publiques, seules les dispositions de la loi concernant la protection de la santé sont applicables, à l’exception des dispositions sur la durée du travail et du repos.»1

L'obligation d'enregistrement de la durée du travail découle de l'art. 46 LTr, selon lequel l'employeur doit tenir à la disposition des autorités compétentes les registres et autres pièces correspondantes. Ils permettent de contrôler si les obligations sont respectées. L'entreprise doit notamment rendre accessibles et conserver pendant cinq ans les informations suivantes:2

• les durées (quotidienne et hebdomadaire) du travail fourni, travail compensatoire et travail supplémentaire inclus, ainsi que ses coordonnées temporelles3
• les jours de repos ou de repos compensatoire hebdomadaire accordés, pour autant qu'ils ne tombent pas régulièrement un dimanche4
• l'horaire et la durée des pauses d'une durée égale ou supérieure à une demi-heure5
• les périodes de repos supplémentaire et suppléments de salaire prescrits par la loi6

L'enregistrement de la durée du travail ne pose aucun problème en cas d'horaires de travail fixes, avec des pauses prescrites. Dans ces cas-là, il suffit d'indiquer les éventuels écarts. Vous trouverez ici d'autres conseils sur l'enregistrement complet de la durée de travail.

Les prescriptions définies sont bien souvent en décalage avec les faits dans la pratique. Car aussi bien les entreprises que leurs collaborateurs souhaitent pouvoir aménager avec souplesse leur temps de travail.

Chacun sait qu’un grand nombre d'employeurs ne respectent pas entièrement les prescriptions légales, en particulier les entreprises ayant instauré des horaires de travail basés sur la confiance.

Nouvelles dispositions sur l'enregistrement de la durée du travail

Les nouvelles règles visant à faciliter l'enregistrement de la durée du travail ne remplacent pas celles relativement compliquées de la loi sur le travail qui continuent de s'appliquer dans leur intégralité et dont le non-respect reste passible de sanctions. Cela pèsera sur la décision des entreprises d'enregistrer désormais ou de continuer à enregistrer la durée du temps de travail dans le détail, avec toutes les prescriptions – ce qui correspond à la norme –, ou d'introduire des simplifications pour certains groupes.

Un mot sur les nouveautés: le Conseil fédéral a complété l'OLT 1 par deux nouveaux articles7. L'extrait de l'aide-mémoire du SECO montre les nouvelles prescriptions sous forme de tableau. L'aide-mémoire peut être consulté dans son intégralité ici.

Charges liées à l'introduction des nouvelles conditions-cadres

Enregistrement simplifié de la durée du travail

En vertu de la loi sur la participation, les entreprises privées occupant au moins cinquante collaborateurs peuvent élire des représentants des travailleurs, qui exercent des droits à l'information et à la participation spécifiques (par exemple conséquences de la marche des affaires sur l'emploi des collaborateurs, sécurité au travail selon la loi fédérale sur l'assurance-accidents et protection des travailleurs au sens de l'art. 48 LTr). Sinon, chaque travailleur exerce directement ces droits. Si une représentation des travailleurs existe déjà, la mise en œuvre ne devrait pas prendre trop de temps. Dans les petites entreprises ou dans les entreprises sans représentation de travailleurs, l'entreprise doit prévoir un accord individuel avec chaque personne concernée (information, aménagement de l'accord, signature, etc.). Dans ce cas, le travail est plus ou moins important.

Renonciation à l'enregistrement de la durée du travail

Même dans les entreprises ayant des conventions collectives de travail (CCT), il ne faut pas sous-estimer la charge de travail liée à une mise en œuvre rigoureuse. L'organisation des travailleurs doit être d'accord avec les points suivants:

• désignation, selon des critères objectifs, de catégories de travailleurs disposant d'une grande autonomie dans leur temps de travail
• salaires (au moins CHF 120’000 de salaire annuel brut)
• mesures de santé
• service chargé des questions relatives à la durée du temps de travail

Chaque personne concernée doit approuver personnellement ces dispositions. Les mesures de santé devraient être conformes à l'état actuel de la technique. Faute de quoi l'entreprise risque d'être tenue responsable et contrainte de verser des dommages et intérêts aux travailleurs si ceux-ci développent ultérieurement des maladies liées au stress. Le service chargé des questions relatives à la durée du temps de travail doit sensibiliser les supérieurs à la question de la durée du travail et du repos, vérifier régulièrement la charge de travail des travailleurs, soutenir ceux qui rencontrent des difficultés concernant leur temps de travail et, si besoin, proposer en temps utile des mesures. De plus, ce service est l'interlocuteur des partenaires sociaux de la CCT pour ces questions.

Contrôles

Personne ne sait si les Inspections du travail compétentes vont effectuer davantage de contrôles. Par le passé, elles n'ont contrôlé les entreprises que de manière sporadique. Celles qui ne respectaient pas les dispositions ou qui n'étaient pas en mesure de présenter un enregistrement détaillé de la durée du travail devaient, dans un délai de six mois, prendre les mesures nécessaires pour se conformer à la loi.

En novembre 2015, on a donné aux entreprises un instrument qui facilite la mise en œuvre conforme à la loi des prescriptions sur la durée du travail. Lorsque des mesures sont nécessaires, les entreprises doivent prévoir un délai pour la mise en œuvre – y compris du côté des autorités. En fonction de leurs capacités, les autorités cantonales devraient contrôler de plus en plus le bon respect des règles. Par ailleurs, un collaborateur peut à tout moment recourir à l’autorité s'il estime que le comportement de son entreprise est contraire à la loi. Comme il s'agit d'un droit contraignant, les autorités sont tenues de réagir.

Approches de solution

Les solutions adaptées varient selon la taille, la branche et le nombre de collaborateurs de chaque entreprise. Le catalogue de questions ci-après permet de trouver une solution adéquate:

• Les nouvelles prescriptions s'appliquent-elles à l'entreprise dans son ensemble, à certains de ses secteurs, ou ne la concernent-elles en rien?
• Quelles personnes ne sont pas concernées par ces prescriptions – hormis celles sur la protection de la santé – car elles font partie des exceptions prévues par la loi sur le travail? Par exemple, les travailleurs qui exercent une fonction dirigeante élevée, les voyageurs de commerce ou les collaborateurs scientifiques.
• Quels sont les collaborateurs concernés par l'enregistrement simplifié de la durée du travail ou la renonciation à l'enregistrement de la durée du travail? Le travail causé par l'introduction de l'enregistrement simplifié de la durée du travail ou la renonciation en vaut-il vraiment la peine?
• Existe-t-il une convention collective de travail pour le groupe concerné par la renonciation à l'enregistrement de la durée du travail, ou l'entreprise peut-elle adhérer à une telle convention sans trop d'obligations et de conséquences?
• Quels surcoûts l'entreprise doit-elle prévoir pour la bonne mise en œuvre? Notamment en termes de:
  • suppléments de salaire
  • coûts d'introduction, p. ex. mise en place de matériels et de logiciels dédiés à l'enregistrement de la durée du travail, autres coûts d'introduction, notamment les adaptations des contrats de travail et des règlements, la représentation des travailleurs, les mesures de protection de la santé psychosociale, mise en place de postes de supérieurs supplémentaires ou coûts liés à la CCT
  • coûts récurrents (sortie de trésorerie et investissement en temps) analogues aux coûts d'introduction

Solutions d'enregistrement de la durée

L'entreprise devrait tout d'abord vérifier si le logiciel d'enregistrement de la durée dont elle dispose lui permet de répondre à toutes les exigences complexes de la LTr. S'il s'avère nécessaire de le remplacer ou d'en acheter un nouveau, elle devrait, compte tenu de sa taille et de ses besoins, veiller au fait que la mobilité des collaborateurs augmente et que le travail n'est plus nécessairement effectué à un poste fixe. Il existe des applications permettant au collaborateur d’enregistrer son temps de travail, par exemple à l'aide d'un téléphone portable, puis de le transmettre à son employeur.

Adaptations du contrat de travail et des règlements

Les entreprises ayant instauré des horaires de travail basés sur la confiance, ou qui ne sont pas entièrement en règle avec la législation, devraient envisager de revoir leurs contrats de travail et leurs règlements. Ces adaptations entraînent un travail administratif considérable. Étant donné que l'entreprise doit respecter des délais de congés-modifications en l'absence d'accord direct des collaborateurs concernés, elle n’est pas en mesure d'introduire une nouvelle règle du jour au lendemain. Les heures supplémentaires n'étant souvent pas versées en cas d'horaires de travail basés sur la confiance (elles sont payées avec le salaire), l'entreprise pourrait voir augmenter ses frais de personnel si elle ne procède pas à ces adaptations. Dans le cas contraire, une réduction du salaire pourrait se révéler nécessaire.