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Bien mettre en œuvre l'enregistrement de la durée du travail


La loi sur le travail (LTr) est en vigueur depuis 1966 et se fonde sur la loi sur les fabriques de 1877. Les règles concernant la durée du travail ne répondent donc plus aux exigences actuelles des formes de travail modernes. Ces dernières années, les contrôles des autorités ont révélé que bien des entreprises ne suivaient pas les directives relatives à l'enregistrement de la durée du travail. De nouvelles dispositions s'appliquent depuis le 1er janvier 2016, qui émanent non de la loi sur le travail mais de son ordonnance 1 (OLT 1).

Brigitte Zulauf

Brigitte Zulauf

Leading Partner, Fiduciaire

Afin que la loi sur le travail soit elle aussi modernisée, employeurs et travailleurs pourraient exiger d'autres modifications – dont certaines sont déjà traitées au Parlement.

Dispositions actuelles de la loi sur le travail

La protection de la santé des travailleurs est au cœur de la loi sur le travail. C'est aussi dans cette perspective qu’il faut considérer la réglementation de la durée du travail. La loi sur le travail ne s'applique toutefois pas à toutes les entreprises. «La loi sur le travail s’applique dans son intégralité à environ 240’000 entreprises et 2,6 millions de travailleurs. Certaines catégories d’entreprises sont cependant exclues du champ d’application de la loi, telles les entreprises de transport public, les entreprises agricoles, et les ménages privés (à l’exception pour ces deux dernières catégories des dispositions sur l’âge minimum de protection). Pour les administrations publiques, seules les dispositions de la loi concernant la protection de la santé sont applicables, à l’exception des dispositions sur la durée du travail et du repos.»1

L'obligation d'enregistrement de la durée du travail découle de l'art. 46 LTr, selon lequel l'employeur doit tenir à la disposition des autorités compétentes les registres et autres pièces correspondantes. Ils permettent de contrôler si les obligations sont respectées. L'entreprise doit notamment rendre accessibles et conserver pendant cinq ans les informations suivantes:2

  • les durées (quotidienne et hebdomadaire) du travail fourni, travail compensatoire et travail supplémentaire inclus, ainsi que ses coordonnées temporelles3
  • les jours de repos ou de repos compensatoire hebdomadaire accordés, pour autant qu'ils ne tombent pas régulièrement un dimanche4
  • l'horaire et la durée des pauses d'une durée égale ou supérieure à une demi-heure5
  • les périodes de repos supplémentaire et suppléments de salaire prescrits par la loi6

L'enregistrement de la durée du travail ne pose aucun problème en cas d'horaires de travail fixes, avec des pauses prescrites. Dans ces cas-là, il suffit d'indiquer les éventuels écarts. Vous trouverez ici d'autres conseils sur l'enregistrement complet de la durée de travail.

Les prescriptions définies sont bien souvent en décalage avec les faits dans la pratique. Car aussi bien les entreprises que leurs collaborateurs souhaitent pouvoir aménager avec souplesse leur temps de travail.

Chacun sait qu’un grand nombre d'employeurs ne respectent pas entièrement les prescriptions légales, en particulier les entreprises ayant instauré des horaires de travail basés sur la confiance.

Nouvelles dispositions sur l'enregistrement de la durée du travail

Les nouvelles règles visant à faciliter l'enregistrement de la durée du travail ne remplacent pas celles relativement compliquées de la loi sur le travail qui continuent de s'appliquer dans leur intégralité et dont le non-respect reste passible de sanctions. Cela pèsera sur la décision des entreprises d'enregistrer désormais ou de continuer à enregistrer la durée du temps de travail dans le détail, avec toutes les prescriptions – ce qui correspond à la norme –, ou d'introduire des simplifications pour certains groupes.

Un mot sur les nouveautés: le Conseil fédéral a complété l'OLT 1 par deux nouveaux articles7. L'extrait de l'aide-mémoire du SECO montre les nouvelles prescriptions sous forme de tableau. L'aide-mémoire peut être consulté dans son intégralité ici.

Figure 1: Les trois régimes, en bref
Régime Bases légales Travailleurs concernés Conditions requises Obligation de documentation pour l’employeur
Enregistrement systématique art. 46 LTr
art. 73 OLT 1
Tous les travailleurs qui sontsoumis aux dispositions concernant le temps de travail Aucune (régime par défaut)
  • Début et fin de chaque phase de travail
  • Horaire et durée des pauses d’une durée égale ou supérieure à une demi-heure
  • Jours de repos et de repos compensatoire
Enregistrement simplifié art. 46 LTr
art. 73b OLT 1
Les travailleurs qui peuvent déterminer eux-mêmes une part significative de leurs horaires de travail (25% au moins fixé librement) Pour ce régime, une convention collective de travail (CCT) n’est pas requise. Accord entre l’employeur et les employés (soit avec une représentation des employés resp. avec la majorité des employés, soit de manière individuelle dans les entreprises comptant moins de 50 employés)
  • Durée quotidienne de travail cumulée
  • Accord employeur/employés qui remplit les exigences de l’art. 73b OLT 1
Renonciation à l’enregistrement art. 46 LTr
art. 73a OLT 1
Les travailleurs qui disposent d’une grande autonomie dans leur travail et peuvent dans la majorité des cas fixer eux-mêmes leurs horaires de travail (50% au moins fixé librement) et dont le salaire annuel brut est supérieur à 120’000 CHF (bonus compris) Convention collective de travail (CCT) passée entre l’employeur et une ou plusieurs organisations représentatives des employés (syndicats) – CCT intersectorielles et régionales également possibles
  • Convention collective de travail qui remplit les exigences de l’art. 73a OLT 1
  • Registre avec indication du salaire des travailleurs avec lesquels la renonciation a été convenue
  • Renonciation individuelle de chaque travailleur concerné
Voir figure

Charges liées à l'introduction des nouvelles conditions-cadres

Enregistrement simplifié de la durée du travail

En vertu de la loi sur la participation, les entreprises privées occupant au moins cinquante collaborateurs peuvent élire des représentants des travailleurs, qui exercent des droits à l'information et à la participation spécifiques (par exemple conséquences de la marche des affaires sur l'emploi des collaborateurs, sécurité au travail selon la loi fédérale sur l'assurance-accidents et protection des travailleurs au sens de l'art. 48 LTr). Sinon, chaque travailleur exerce directement ces droits. Si une représentation des travailleurs existe déjà, la mise en œuvre ne devrait pas prendre trop de temps. Dans les petites entreprises ou dans les entreprises sans représentation de travailleurs, l'entreprise doit prévoir un accord individuel avec chaque personne concernée (information, aménagement de l'accord, signature, etc.). Dans ce cas, le travail est plus ou moins important.

Renonciation à l'enregistrement de la durée du travail

Même dans les entreprises ayant des conventions collectives de travail (CCT), il ne faut pas sous-estimer la charge de travail liée à une mise en œuvre rigoureuse. L'organisation des travailleurs doit être d'accord avec les points suivants:

  • désignation, selon des critères objectifs, de catégories de travailleurs disposant d'une grande autonomie dans leur temps de travail
  • salaires (au moins CHF 120’000 de salaire annuel brut)
  • mesures de santé
  • service chargé des questions relatives à la durée du temps de travail

Chaque personne concernée doit approuver personnellement ces dispositions. Les mesures de santé devraient être conformes à l'état actuel de la technique. Faute de quoi l'entreprise risque d'être tenue responsable et contrainte de verser des dommages et intérêts aux travailleurs si ceux-ci développent ultérieurement des maladies liées au stress. Le service chargé des questions relatives à la durée du temps de travail doit sensibiliser les supérieurs à la question de la durée du travail et du repos, vérifier régulièrement la charge de travail des travailleurs, soutenir ceux qui rencontrent des difficultés concernant leur temps de travail et, si besoin, proposer en temps utile des mesures. De plus, ce service est l'interlocuteur des partenaires sociaux de la CCT pour ces questions.

Contrôles

Personne ne sait si les Inspections du travail compétentes vont effectuer davantage de contrôles. Par le passé, elles n'ont contrôlé les entreprises que de manière sporadique. Celles qui ne respectaient pas les dispositions ou qui n'étaient pas en mesure de présenter un enregistrement détaillé de la durée du travail devaient, dans un délai de six mois, prendre les mesures nécessaires pour se conformer à la loi.

En novembre 2015, on a donné aux entreprises un instrument qui facilite la mise en œuvre conforme à la loi des prescriptions sur la durée du travail. Lorsque des mesures sont nécessaires, les entreprises doivent prévoir un délai pour la mise en œuvre – y compris du côté des autorités. En fonction de leurs capacités, les autorités cantonales devraient contrôler de plus en plus le bon respect des règles. Par ailleurs, un collaborateur peut à tout moment recourir à l’autorité s'il estime que le comportement de son entreprise est contraire à la loi. Comme il s'agit d'un droit contraignant, les autorités sont tenues de réagir.

Autonomie du temps de travail

La pratique doit montrer comment définir l'autonomie du temps de travail. Ci-dessous, quelques critères possibles:

  • Le droit à l'autorégulation concernant la durée, la situation et la répartition du temps de travail. Nous recommandons une formulation écrite.
  • L'activité et l'organisation du travail doivent permettre l'autorégulation. Un important besoin de coopérer avec d'autres collaborateurs ou clients constitue, par exemple, un obstacle à l'autorégulation.
  • L'aptitude à l'autorégulation: dans la pratique, les collaborateurs ont besoin d'une marge décisionnelle et organisationnelle suffisante ainsi que de l'aptitude correspondante pour gérer leur autonomie du temps de travail.
  • Les supérieurs doivent faire en sorte que l'évaluation de la performance ne soit pas liée à la durée du travail.
  • Il n'y a plus d'effet normatif: en plus de critères de gestion formels (règlements, contrats, etc.), il existe des normes et des systèmes de valeur propres à l'entreprise ou au secteur, qui vont à l'encontre d'une utilisation individuelle de l'autonomie du temps de travail.

Approches de solution

Les solutions adaptées varient selon la taille, la branche et le nombre de collaborateurs de chaque entreprise. Le catalogue de questions ci-après permet de trouver une solution adéquate:

  • Les nouvelles prescriptions s'appliquent-elles à l'entreprise dans son ensemble, à certains de ses secteurs, ou ne la concernent-elles en rien?
  • Quelles personnes ne sont pas concernées par ces prescriptions – hormis celles sur la protection de la santé – car elles font partie des exceptions prévues par la loi sur le travail? Par exemple, les travailleurs qui exercent une fonction dirigeante élevée, les voyageurs de commerce ou les collaborateurs scientifiques.
  • Quels sont les collaborateurs concernés par l'enregistrement simplifié de la durée du travail ou la renonciation à l'enregistrement de la durée du travail? Le travail causé par l'introduction de l'enregistrement simplifié de la durée du travail ou la renonciation en vaut-il vraiment la peine?
  • Existe-t-il une convention collective de travail pour le groupe concerné par la renonciation à l'enregistrement de la durée du travail, ou l'entreprise peut-elle adhérer à une telle convention sans trop d'obligations et de conséquences?
  • Quels surcoûts l'entreprise doit-elle prévoir pour la bonne mise en œuvre? Notamment en termes de:
    • suppléments de salaire
    • coûts d'introduction, p. ex. mise en place de matériels et de logiciels dédiés à l'enregistrement de la durée du travail, autres coûts d'introduction, notamment les adaptations des contrats de travail et des règlements, la représentation des travailleurs, les mesures de protection de la santé psychosociale, mise en place de postes de supérieurs supplémentaires ou coûts liés à la CCT
    • coûts récurrents (sortie de trésorerie et investissement en temps) analogues aux coûts d'introduction

Solutions d'enregistrement de la durée

L'entreprise devrait tout d'abord vérifier si le logiciel d'enregistrement de la durée dont elle dispose lui permet de répondre à toutes les exigences complexes de la LTr. S'il s'avère nécessaire de le remplacer ou d'en acheter un nouveau, elle devrait, compte tenu de sa taille et de ses besoins, veiller au fait que la mobilité des collaborateurs augmente et que le travail n'est plus nécessairement effectué à un poste fixe. Il existe des applications permettant au collaborateur d’enregistrer son temps de travail, par exemple à l'aide d'un téléphone portable, puis de le transmettre à son employeur.

Adaptations du contrat de travail et des règlements

Les entreprises ayant instauré des horaires de travail basés sur la confiance, ou qui ne sont pas entièrement en règle avec la législation, devraient envisager de revoir leurs contrats de travail et leurs règlements. Ces adaptations entraînent un travail administratif considérable. Étant donné que l'entreprise doit respecter des délais de congés-modifications en l'absence d'accord direct des collaborateurs concernés, elle n’est pas en mesure d'introduire une nouvelle règle du jour au lendemain. Les heures supplémentaires n'étant souvent pas versées en cas d'horaires de travail basés sur la confiance (elles sont payées avec le salaire), l'entreprise pourrait voir augmenter ses frais de personnel si elle ne procède pas à ces adaptations. Dans le cas contraire, une réduction du salaire pourrait se révéler nécessaire.

Nous sommes à votre disposition!

Brigitte Zulauf

Brigitte Zulauf

Leading Partner, Fiduciaire

+41 58 792 47 50

Conclusion

L’enregistrement de la durée du travail et son adaptation est un sujet qu’il ne faut pas sous-estimer et qui peut et doit être résolu de diverses manières au sein des entreprises. Avec pour effet d’améliorer aussi bien la prise de conscience que les connaissances des collaborateurs en ce qui concerne les dispositions de la loi sur le travail. Enfin, le recrutement et les mesures de développement des collaborateurs compétents constituent un défi de taille pour certaines entreprises. Elles doivent donc avoir conscience du fait que les solutions actuelles ou futures ont aussi des retombées sur leur image d’employeur attrayant.

  1. Seco, commentaire de la loi sur le travail et des ordonnances 1 et 2, février 2016
  2. Art. 73 OLT 1
  3. Art. 73 OLT 1 let. c
  4. Art. 73 OLT 1 let. d
  5. Art. 73 OLT 1 let. e
  6. Art. 73 OLT 1 let. h
  7. Art. 73a OLT «Renonciation à l'enregistrement de la durée du travail» et 73b OLT «Enregistrement simplifié de la durée du travail»